Nueve consejos para filtrar mensajes en Evolution

por Joe Barr (ke5dya@ham4linux.org)

Traducido por: Francisco Alfredo García Pastor (Darth Tradd)

dtradd en yahoo punto com punto mx.

Novell Evolution (antes Ximian Evolution) se ha convertido en un cliente de correo electrónico de clase mundial. Es una herramienta agradable, bella y muy poderosa. Dado que puede hacer tantas cosas, puede ser un poco intimidante para quien lo usa por primera vez. Esta guía ha sido realizada para ayudar a los nuevos usuarios a filtrar sus mensajes de correo electrónico. Aquí hay un breve introducción del proceso de filtrado y nueve consejos para ayudarle a aprovechar las sofisticadas capacidades de filtrado de Evolution.

Los filtros de correo típicamente examinan los correos entrantes, comparando cada mensaje contra reglas predefinidas, y actuando a partir de lo encontrado. Aún si sólo se envía y se recibe mensaje de una sola persona, usted puede usar filtros para separar el correo bueno de su contacto conocido de la invasión diaria del spam. Ése es el caso más simple. En el otro extremo del espectro están algunas acciones exóticas basadas en una serie de reglas sofisticadas. En Evolution, por ejemplo, los filtros pueden usarse para hacer todo tipo de cosas: ordenar el correo en carpetas, identificar el spam, marcar los correos importantes, reproducir un sonido, ejecutar un programa, borrar el correo y más.

Cómo crear un filtro

Puede crear un filtro en Evolution de dos maneras: haciendo click en Herramientas -> Filtros o al hacer click con el botón derecho en un mensaje abierto y seleccionando Crear regla desde el mensaje (que también está disponible desde el menú) y luego crear el filtro basado en el remitente, asunto, destinatarios o lista de mensajes. Asegúrese de escoger uno de los criterios de filtrado, no una de las opciones de las carpetas virtuales. Éstas son un tema para otro día.

Dada la variedad de opciones, puede decirse que crear un filtro basado en un mensaje específico le da un buen inicio para definir las reglas del filtro, así que use esa opción tanto como sea posible mientras está en camino de convertirse en un gurú del filtrado.

La ventana “Añadir regla de filtrado” se abre al seleccionar la creación del filtro. Nótese que a la regla le ha sido asignado un nombre, un criterio de selección (El lado de la condición “si” de la regla) y parte de la acción a tomar (la correspondiente a entonces). Todo lo que falta por hacer – asumiendo que estamos de acuerdo con el nombre y con el criterio – es seleccionar una carpeta para que los correos filtrados sean depositados al ser recibidos. Hacer esto es tan fácil como hacer click en el botón marcado como: <pulse aquí para seleccionar una carpeta> y seguir el diálogo para escoger una carpeta existente o crear una nueva.

Ese es el caso más simple. También puede añadir, cambiar o eliminar elementos de ambos lados: la condición “si” y la acción “entonces”. Las reglas en el lado condicional definen qué examinar, la condición que se probará y los datos requeridos para probarla. En nuestro ejemplo, el remitente es el elemento que será examinado, contiene es la condición de prueba y la dirección de googlealerts es el dato a probar. Hay 19 opciones de elementos del mensaje que puede examinar y 10 condiciones posibles. Dado que puede añadir criterios adicional al necesitarlos y definir múltiples acciones de la misma manera, puede volverse muy complicado.

La sencilla regla de filtrado creada anteriormente como nuestro ejemplo, nos provee con el material para los dos primeros consejos:

Nueve consejos para crear filtros

1. Revise con cuidado las opciones para ejecutar acciones. Es una prueba binaria que se aplica a todo el filtro. Puede fijarse para ejecutar las acciones definidas en el filtro si cualquiera – o todos – los criterios son cumplidos. Cuando se tienen múltiples criterios en un filtro, es muy fácil dejar esta opción fija por default (cualquier criterio) cuando lo que queríamos era que las acciones se ejecutaran cuando todos los criterios son cumplidos.

2. Siempre añada una opción de parar el proceso como la última acción a tomar. Esto previene que el mismo mensaje sea colocado en carpetas adicionales a la que había preparado en el filtro. La importancia de este consejo aumenta con el número de filtros que tenga funcionando. Es un buen hábito hacerlo desde el principio.

3. Organice su correo en carpetas. El propósito principal de tener filtros es que usted pueda ser más productivo y eficiente. El correo de su jefe, por ejemplo, no necesidad estar junto con los mensajes de una lista de correo de alto volumen, spam nigeriano, o expediciones de phising tratando de obtener sus detalles financieros. Es mejor tener demasiadas carpetas, que perder un mensaje importante en la multitud.

4. Cree al menos una carpeta para spam y correo basura. Puede terminar con 20 filtros depositando el correo en la misma carpeta, pero eso es bueno. Lo importante es que usted pueda tener sus mensajes importantes separados del spam y el correo basura.

5. Cree una carpeta y un filtro correspondiente para cada lista de correo en la que esté. Mantenga estos filtros hasta arriba de su lista de filtros. Haga esto entrando en el menú Herramientas -> Filtros, seleccionando el nuevo filtro y haciendo click en la flecha hacia arriba. No olvide añadir una acción de para el proceso. Estas categorías son normalmente de muy alto volumen, así que entre más pronto pasen, su correo en general será procesado más rápido.

6. Cree carpetas y filtros para el correo que recibe del trabajo, amigos, familiares, escuela, iglesias, etc. Estas categorías son normalmente de bajo volumen, por lo que puede colocarlas después de los filtros de las listas de correo.

7. ¿Recibe correos delicados o importantes? Si es así, cree una carpeta y un filtro especialmente para ellos. Dependiendo de que tan delicado sea el contenido, usted puede querer encriptarlo al ser recibido – al ligarlo con un programa externo de encriptación que almacene el resultado en alguna otra parte – y después borrar el correo.

8. Si tiene más de una cuenta de correo registrada en Evolution, cree una carpeta separada para cada bandeja de entrada. Haga esto seleccionando bandeja de entrada en la lista de carpetas, haciendo click con el botón derecho y seleccionando carpeta nueva. Dele un nuevo nombre a esa cuenta de correo. Cree un filtro para cada cuenta, basado en la dirección de correo para la cuenta contenida en Destinatarios. Las acciones que serán ejecutadas si cualquier criterio es cumplido, son mover el mensaje a la carpeta correspondiente a la cuenta, seguido por una acción de para el proceso. Mantenga estos filtros al final de su lista de filtros, para que sean los últimos en ejecutarse.

9. De manera regular, revise los correos que no fueron filtrados en las carpetas correspondientes a las cuentas que creó y aplique el consejo No. 2 en todos los que pueda. Recuerde colocar estos filtros nuevos sobre los filtros que colocaron el correo en esa carpeta. Antes de que se dé cuenta, estas carpetas contendrán el 98 ó 99% del spam y correo basura, permitiéndole leer y procesar sus mensajes importantes de una manera más eficiente.

Por cierto, también puede aplicar filtros al correo saliente. Esto le permitirá mantener todo el correo de un tema en particular en un sólo lugar, ya sea que lo reciba o lo envíe. Por default, todos los mensajes enviados terminan en la misma carpeta.

¿Nueve consejos no son suficientes? Si tiene algunos consejos adicionales sobre este tema, por favor deje un comentario describiéndolos.

Última Edición viernes, 18 de marzo 2005 @ 07:34 CST; 2,106 Hits